Créer une réservation VTC étape par étape sur Chauffleet

Comment créer une réservation sur Chauffleet – le guide étape par étape

Gérer les réservations est le cœur de toute activité de VTC. C’est pourquoi Chauffleet a conçu un module de création de courses simple, intuitif et complet, accessible depuis le dashboard web. Dans cet article, nous allons voir comment créer une réservation pas à pas, du choix des adresses à la validation finale, en passant par la sélection du client et du chauffeur.

Accéder à la création d’une réservation

Pour créer une nouvelle réservation, il suffit de se rendre dans MON ESPACE SOCIÉTÉ, puis de cliquer sur :

Gestion des réservations → Réservations → Créer une réservation → Nouvelle réservation

Une fois cette action effectuée, vous êtes automatiquement redirigé vers le formulaire de création divisé en plusieurs étapes logiques. Ce processus fluide permet d’éviter les erreurs et d’assurer un suivi complet de chaque course.

Étape 1 : Renseigner les adresses de la réservation

La première étape consiste à définir le trajet de la course. Vous devez saisir au minimum une adresse de départ et une adresse d’arrivée. Il est également possible d’ajouter jusqu’à trois arrêts intermédiaires, parfait pour les courses avec plusieurs étapes (par exemple : aéroport → hôtel → centre-ville).

Chauffleet intègre un moteur d’auto-complétion d’adresses rapide et précis, garantissant une saisie fluide et sans ambiguïté.

💡 Astuce : vous pouvez tout réinitialiser à tout moment pour recommencer une saisie d’itinéraire propre.

Étape 2 : Choisir la date et l’heure de la réservation

Une fois le trajet défini, place à la planification.L’interface permet de choisir la date et l’heure de prise en charge en un clic, avec trois options rapides :

Dès maintenant (course immédiate)

Dans 30 minutes

Personnalisé (sélection manuelle de la date et de l’heure)

Pour les sociétés de VTC proposant des mises à disposition, un simple bouton permet d’activer cette option.Le tout s’affiche sur une carte interactive pour une vision claire du parcours et du contexte géographique.

Étape 3 : Sélectionner les clients et le mode de paiement

Cette étape permet de choisir le ou les clients concernés par la réservation.Le système distingue :

Le débiteur, c’est-à-dire le payeur de la course,

Et les passagers, qui peuvent être identiques ou distincts du débiteur.

Le débiteur est automatiquement ajouté comme passager, mais il peut être simplement payeur si besoin. L’administrateur peut également choisir d’envoyer ou non un SMS de confirmation au client.

Modes de paiement disponibles

Chauffleet propose plusieurs modes de paiement flexibles :

Espèces

Carte bancaire

Virement bancaire

FleetPay (NFC) : technologie exclusive de Chauffleet, permet un paiement instantané et sans contact via NFC ou lien SMS/email.Fini les terminaux externes : le tout est intégré dans le système, sécurisé et traçable.

Cette innovation simplifie radicalement le processus d’encaissement et la gestion comptable pour les sociétés VTC.

Étape 4 : Choisir la prestation, les options et le chauffeur

À cette étape, vous pouvez personnaliser la réservation selon les besoins du client. Plusieurs paramètres sont disponibles :

Type de prestation (berline standard, berline premium etc.)

Options supplémentaires (bouteille d’eau, siège enfant, bagages, etc.)

Chauffeur et véhicule : vous pouvez assigner directement un conducteur ou laisser la réservation sans chauffeur attitré pour l’instant.

Frais de commission : possibilité d’ajuster le pourcentage ou le montant fixe pour chaque course.

Vous pouvez aussi activez ou désactivez l’option “Autoriser les forfaits” pour appliquer un tarif fixe selon la prestation.

Cette flexibilité rend Chauffleet adaptable à tous les types d’entreprises VTC, qu’elles travaillent à la course ou sur forfait.

Étape 5 : Récapitulatif et validation finale

Avant de finaliser la réservation, Chauffleet affiche un récapitulatif complet :

Les adresses de départ et d’arrivée

La date et l’heure

La prestation choisie

Le chauffeur et le véhicule

Les clients associés

Le tarif total (TTC)

L’administrateur peut encore :

Modifier le prix si nécessaire,

Ajouter des commentaires destinés au chauffeur, au client ou au dispatch.

Une fois la vérification terminée, il suffit de cliquer sur “Terminer” pour valider la réservation.Celle-ci passe automatiquement au statut “En attente”, prête à être prise en charge par un chauffeur via son espace personnel Chauffleet.

Conclusion : un process fluide et professionnel

Créer une réservation sur Chauffleet, c’est avant tout gagner du temps et professionnaliser la gestion des courses.Tout le processus — de la saisie d’adresse au paiement — est pensé pour être rapide, sécurisé et personnalisable.

Grâce à FleetPay NFC et à l’automatisation du dispatch, Chauffleet devient l’outil indispensable des sociétés de VTC souhaitant offrir une expérience fluide à leurs clients et chauffeurs.