Devis VTC : modèle, exemple de chiffrage et erreurs à éviter

Points clés

Un devis VTC est un document qui donne au client le prix d'une prestation avant qu'elle ait lieu : un transfert vers un aéroport, une mise à disposition à l'heure, une navette pour un événement. Pour qu'il serve, il doit dire ce qui est compris dans le prix, ce qui ne l'est pas, et pendant combien de temps l'offre tient.

Cet article détaille le contenu d'un devis, la différence de chiffrage entre un transfert et une mise à disposition, un exemple de calcul avec des valeurs fictives, la TVA, et les erreurs qui reviennent.

Devis, bon de commande, facture : trois documents différents

Les trois documents se suivent, mais ne se remplacent pas :

Un devis accepté ne dispense donc pas d'établir les deux autres.

Ce que doit contenir un devis VTC

Aucune liste n'est reprise ici comme une obligation légale : elle décrit ce qui évite les désaccords au moment de la facturation. Un devis utile comporte :

La durée de validité est un point souvent oublié : sans elle, le prix proposé reste ouvert sans limite, alors que vos coûts peuvent évoluer.

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Transfert ou mise à disposition : deux chiffrages

Un transfert à destination connue

Le client va d'un point A à un point B, par exemple de son hôtel à un aéroport. Le prix se calcule avec une prise en charge, un prix au kilomètre et à la minute, ou avec un forfait quand la liaison est fréquente. Le devis indique le trajet exact : c'est ce qui fixe le prix.

Une mise à disposition

Le véhicule et son chauffeur restent à la disposition du client pour une durée. Le prix se construit à partir d'un tarif horaire, éventuellement avec un kilométrage inclus. Le devis doit alors dire explicitement ce qui déclenche un supplément : dépassement de la durée, kilomètres au-delà du forfait, temps d'attente, trajet d'approche. Un devis qui ne dit rien des dépassements se règle presque toujours par une discussion au moment de la facture.

Pour construire la grille de tarifs qui alimente ces devis (prise en charge, kilomètre, minute, majorations, forfaits), voir l'article sur le prix d'une course VTC.

Un exemple de chiffrage (valeurs fictives)

L'exemple suivant sert uniquement à montrer la méthode. Remplacez les valeurs par vos propres tarifs.

Transfert. Une course de 25 kilomètres et de 40 minutes, avec une prise en charge de 10 €, 2 € par kilomètre et 0,50 € par minute :

Mise à disposition. Quatre heures à 60 € de l'heure, avec 60 kilomètres inclus :

Quelle TVA indiquer

D'après l'article 279 b quater du Code général des impôts, le transport de voyageurs relève du taux réduit de 10 %, consultable sur Légifrance. Pour la mise à disposition d'un véhicule avec chauffeur, le BOFiP distingue deux cas : le taux réduit s'applique si la tarification est directement liée à la distance ou si la destination finale est connue à l'avance, et le taux normal de 20 % s'applique aux formules facturées à l'heure ou tarifées sur la durée.

Dans l'exemple fictif : le transfert à 80,00 € HT donne 88,00 € TTC à 10 %. La mise à disposition à 240,00 € HT donne 288,00 € TTC à 20 %. Votre expert-comptable valide le traitement applicable à votre activité.

Du devis à la facture

Un devis accepté se transforme en réservation, puis en facture après la course. Dans Chauffleet, les devis sont convertibles en facture après validation, et la facture est générée dès la fin de la course, au format PDF ou par email. Pour le suivi de bout en bout, voir aussi la page facturation.

Les erreurs qui coûtent de la marge

Ce que fait Chauffleet pour les devis

D'après le site, Chauffleet propose :

La tarification avancée et la facturation intégrée sont incluses dans les plans Basic Fleeter et Pro Fleeter. Prix hors taxes : Basic Fleeter à 79,90 € par mois avec l'engagement annuel (99,90 € en mensuel) ; Pro Fleeter à 159,90 € par mois avec l'engagement annuel (199,90 € en mensuel). Voir les tarifs et essayer gratuitement