Prix d'une course VTC : forfaits, majorations et devis

> Points clés > - Le prix d'une course VTC se fixe à l'avance entre l'exploitant et le client, alors que les tarifs d'un taxi sont réglementés et affichés sur le taximètre. > - Un tarif VTC combine en général une prise en charge, un prix au kilomètre, un prix à la minute et un tarif minimum. > - Les forfaits sur les liaisons fréquentes, notamment vers les aéroports et les gares, évitent de recalculer chaque course. > - Les majorations (nuit, week-end, jour férié, type de véhicule) et les frais d'approche se règlent une fois dans l'outil, puis s'appliquent à chaque réservation. > - Un devis chiffre la course avant la réservation. La TVA applicable dépend de la prestation : transfert ou mise à disposition.

Le prix d'une course VTC se fixe à l'avance entre la société de transport et son client. Il se calcule à partir d'une prise en charge, d'un prix au kilomètre et à la minute, parfois d'un forfait, puis de majorations selon l'heure, le jour, le véhicule ou la zone. Un logiciel de tarification applique ces règles à chaque réservation et produit un devis immédiat.

Cet article détaille les composantes d'un tarif, la façon de gérer les forfaits et les majorations, un exemple de calcul, le passage du devis à la facture, et les erreurs qui coûtent de la marge.

Comment se fixe le prix d'une course VTC

L'article L3122-1 du Code des transports vise les exploitants qui mettent à la disposition de leur clientèle des voitures de transport avec chauffeur « dans des conditions fixées à l'avance entre les parties ». Le prix s'inscrit dans ce cadre : il est convenu avant la course.

Le taxi suit une autre logique. Selon le ministère de la Transition écologique, les tarifs des taxis sont réglementés et affichés sur le taximètre. Pour un VTC, le prix est convenu entre l'exploitant et le client avant la course.

Ce cadre a une conséquence pratique : la société doit disposer d'une grille claire, appliquée de la même façon à chaque course. Un prix donné au téléphone sans règle écrite varie d'un interlocuteur à l'autre.

Les composantes d'un tarif VTC

Une grille se construit avec quelques éléments de base :

Une même société a souvent plusieurs grilles : une par gamme de véhicule (berline, van, véhicule haut de gamme), puisque le coût d'exploitation diffère. Le logiciel doit donc permettre une grille par prestation, et non un tarif unique.

Voir le moteur de tarification de Chauffleet

Forfaits et zones : aéroports, gares et liaisons fréquentes

Sur certaines liaisons, le prix est le même à chaque course : un trajet entre le centre d'une ville et un aéroport, par exemple. Un forfait fixe évite de recalculer et rassure le client, qui connaît le montant avant de réserver.

Les zones répondent à un autre besoin. Une prise en charge éloignée de la base de la société entraîne des kilomètres à vide. On les couvre avec des frais d'approche, appliqués selon la zone de départ. Définir les zones sur une carte, ou à partir de codes postaux, évite de les oublier course après course.

Trois points à contrôler dans un outil :

Majorations : nuit, week-end, jours fériés, véhicule

Les majorations adaptent le prix aux conditions d'exploitation. Les plus courantes sont :

Chacune est simple. Leur combinaison est ce qui pose problème quand le calcul se fait de tête : une course un dimanche férié à deux heures du matin cumule plusieurs règles. Un oubli se voit directement sur la marge de la course. Mieux vaut régler les règles une fois dans l'outil que compter sur la mémoire de la personne qui répond au téléphone.

Un exemple de calcul

L'exemple suivant utilise des valeurs fictives, uniquement pour montrer la méthode. Remplacez-les par vos propres tarifs.

Une course de 20 kilomètres et de 35 minutes, avec une grille composée de :

Le total hors taxes est de 67,50 €. Une majoration de nuit ou de jour férié s'ajoute ensuite selon la règle que vous avez définie.

Pour la TVA, un transfert à destination déterminée relève du taux réduit de 10 % : 67,50 € HT deviennent 74,25 € TTC. Une mise à disposition facturée à l'heure relève du taux normal de 20 %, d'après le BOFiP. Votre expert-comptable valide le traitement de votre activité.

Du devis à la facture

Le devis chiffre la course avant la réservation. Il reprend le trajet, la date, le véhicule et le prix. Une fois accepté, il se transforme en réservation, puis en facture après la prestation.

Chauffleet propose un générateur de devis VTC gratuit, sans inscription, pour chiffrer une mise à disposition ou un transfert et envoyer un devis prêt à signer.

Le devis ne remplace pas le justificatif de réservation préalable exigé pour un VTC. Les informations de ce justificatif sont détaillées dans l'article sur le bon de commande VTC.

Les erreurs qui coûtent de la marge

Quatre erreurs reviennent dans les sociétés qui calculent à la main :

Ces erreurs se règlent au même endroit : une grille unique, des règles enregistrées, un calcul automatique à la réservation.

Ce que fait Chauffleet pour la tarification

D'après la page produit, le moteur de tarification de Chauffleet :

La tarification avancée (zones, majorations de nuit, de week-end, de jours fériés et de véhicule, forfaits aéroports et gares, devis instantané) est incluse dans les plans Basic Fleeter et Pro Fleeter. Prix hors taxes : Basic Fleeter à 79,90 € par mois avec l'engagement annuel (99,90 € en mensuel) ; Pro Fleeter à 159,90 € par mois avec l'engagement annuel (199,90 € en mensuel). Voir les tarifs et essayer gratuitement