Facturation VTC : de la course à la facture en 5 étapes

Points clés

La facturation VTC désigne l'ensemble des étapes qui mènent d'une réservation à une facture réglée : prix convenu, course effectuée, facture émise, paiement suivi, écriture transmise à la comptabilité. Elle devient pénible quand chaque étape est refaite à la main, en fin de semaine ou de mois, à partir de messages et d'un tableur.

Cet article décrit les cinq étapes, les points qui changent selon le client, les erreurs fréquentes et ce qu'un logiciel de facturation doit automatiser. Les mentions obligatoires et la TVA sont détaillées dans l'article sur la TVA et les mentions, et la facture électronique dans l'article dédié.

Étape 1 : la réservation fixe déjà l'essentiel de la facture

Une course VTC est une prestation fournie « dans des conditions fixées à l'avance entre les parties », selon l'article L3122-1 du Code des transports. Le prix, le trajet et le client sont donc connus dès la réservation. C'est le moment où la facture se prépare : si ces informations sont saisies proprement, la facture n'est plus qu'une mise en forme.

Trois informations méritent d'être demandées dès cette étape :

Étape 2 : le prix convenu, par devis ou par tarif

Le prix peut venir d'une grille (au kilomètre, au forfait, ou une combinaison des deux) ou d'un devis pour les demandes sur mesure, comme une mise à disposition sur une journée. Un devis accepté sert de base à la facture : les lignes ne se retapent pas.

Pour construire un devis cohérent avec la facture finale, voir l'article Devis VTC : modèle, exemple de chiffrage et erreurs à éviter.

Étape 3 : la course, et ce qui peut modifier le montant

Le montant facturé peut différer du prix annoncé : attente, trajet prolongé à la demande du client, péage convenu. Ce qui compte est que la modification soit consignée dans la course, par le chauffeur ou le gérant, avant l'émission de la facture. Une facture corrigée après coup à partir de souvenirs est la première source de litige.

Étape 4 : la facture

D'après service-public.gouv.fr, une facture comporte notamment :

Source : service-public.gouv.fr, fiche F31808.

Côté TVA, le taux réduit de 10 % s'applique aux transports de voyageurs. Pour la mise à disposition d'un véhicule avec chauffeur, le BOFiP distingue les cas : taux réduit si la tarification est directement liée à la distance ou si la destination finale est connue à l'avance, taux normal de 20 % pour les formules à l'heure ou à kilométrage illimité. Le traitement applicable à une activité se valide avec l'expert-comptable.

Étape 5 : le règlement et la transmission à la comptabilité

Une facture réglée à bord, en ligne ou plus tard doit être rapprochée de la course. Deux questions suffisent à vérifier l'organisation :

Pour la conservation, service-public.gouv.fr indique 10 ans à compter de la clôture de l'exercice pour les factures et les pièces comptables. Sur le lien avec la comptabilité, voir l'article Intégration comptabilité et logiciel VTC. Sur les moyens d'encaisser, voir l'article Encaissement VTC et taxi.

Client particulier ou client professionnel

Les erreurs qui reviennent

Ce qu'un logiciel de facturation VTC doit automatiser

Un bon logiciel retire la ressaisie : la facture se génère à partir de la course, avec les montants et la TVA déjà renseignés. Quatre critères suffisent pour comparer :

Ce que fait Chauffleet

D'après la page produit Facturation VTC :

La facturation intégrée et la gestion des paiements sont incluses dans les plans Basic Fleeter et Pro Fleeter. Prix hors taxes : Basic Fleeter à 79,90 € par mois avec l'engagement annuel (99,90 € en mensuel) ; Pro Fleeter à 159,90 € par mois avec l'engagement annuel (199,90 € en mensuel). Voir les tarifs et essayer gratuitement

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